Müdürlüğün görevleri aşağıdaki şekildedir:

a) Belediyemiz ile uluslararası sivil ve resmi kurum ve kuruluşlar arasında mevcut ilişkilerinin geliştirilmesini ve yeni ilişkilerin kurulmasını sağlamak, bu kapsamda her türlü iş, işlem, çalışma ve etkinlikleri düzenlemek, temsil, katılım, eşgüdüm ve işbirliğini sağlamak.

b) Belediyemizin dış ülkeler, dış ülke temsilcilikleri ve bağlı kuruluşları ile ilişkiler bağlamında her türlü iş ve işlemleri yürütmek.

c) Belediyemizin üye olduğu sivil toplum, resmi kurum ve kuruluşlarla etkinlikler yapmak.

ç) Adapazarı ile dünya kentleri arasında kardeş kent ilişkileri kurmak, mevcut ilişkileri geliştirmek.

d) Belediyemizi ve yapılan çalışmaları tanıtmak amacıyla yazılı ve görsel sunum materyalleri hazırlamak ya da çevirilerini yapmak.

e) Belediyemize gelen ya da belediyemizce gönderilecek yabancı dildeki belgelerin çevirisini yaparak ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.

f) Belediyemizin web sayfasının İngilizce içeriğini hazırlamak ve güncellenmesini sağlamak.

g) Uluslararası kurum ve kuruluşların yararlanılabilir çalışma ve projelerini izlemek, ortak çalışma ve projeler hazırlamak, yürütmek, işbirliği sağlamak.

ğ) Belediyemize gelen yabancı konukları ağırlamak, programlarını yapmak ve ilgililerle görüşmelerini sağlamak.

h) Belediyemiz adına yurtdışı inceleme, temas için görevlendirilen yöneticilerin yurtdışı çıkış işlemlerini yapmak.

ı) Başkanlık makamını ziyaret eden konuklar ile yurtdışında ziyaret edilen makam ve kişiler için tanıtım ve hatıra amaçlı hediyeyi hazır bulundurmak ve sunmak.

i) Belediyecilik faaliyetleri ile ilgili çağdaş dünya örnek, model, deneyim, program ve projelerini izlemek, değerlendirmek ve Başkanlığa öneriler hazırlamak.

j) Dış basında Belediyemizi ve ilgili konuları izlemek ve ilgili birimlere raporlamak.

k) Uluslararası hibe kaynakları ile finanse edilebilecek konuları izleyerek, tekil ya da ortaklı hazırlanabilecek projeleri ilgili birimlerimize iletmek.

l) Belediyemiz birimlerince hazırlanacak ve yürütülecek uluslararası ya da yabancı finans kaynaklı projelerin koordinasyonunu sağlamak.

m) Faaliyetlerini etkileyecek veya ilgilendirecek nitelikte ve kendi görev kapsamına giren dış gelişmeleri, yayınları ve hukuki mevzuatı izlemek, gerektiği hallerde önlemler almak, ilgililere bilgi vermek.

n) Müdürlük için dosyalama sistemi kurmak ve çalıştırmak.

o) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak.

ö) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak.

p) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak.

r) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak.

s) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını sağlamak.

ş) Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında süreç/çalışan performanslarının artırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak.

T.C.

ADAPAZARI BELEDİYESİ
DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1-

Bu Yönetmelik, Adapazarı Belediye Başkanlığı Dış İlişkiler Müdürlüğü’nün hizmet türü ve işleyişi ile ilgili esaslar, kuruluş gayesi ve personelin görev ve sorumluluklarını belirlemektedir.

Kapsam

MADDE 2-

Bu Yönetmelik, Dış İlişkiler Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Kuruluş ve Dayanak

MADDE 3-

Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu, Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4-

Bu yönetmelikte aşağıda belirtilenler maddeler ile açıklananları temsil edecektir:

a) Belediye                 : Adapazarı Belediyesini

b) Büyükşehir             : Sakarya Büyükşehir Belediyesini

c) Başkanlık                : Adapazarı Belediye Başkanlığını

ç) Başkan                    : Adapazarı Belediye Başkanını

d) Başkan Yardımcısı : Adapazarı Belediyesi Başkan Yardımcısını

e) Müdürlük                : Dış İlişkiler Müdürlüğünü

f) Müdür                     : Dış İlişkiler Müdürünü

g) Birim                      : Dış İlişkiler Müdürlüğü Birimlerini

ğ) Çalışanlar                : Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli

h) Yönetmelik             : Dış İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün İdari Yapısı ve Bağlılık

Müdürlüğün İdari Yapısı

MADDE 5-

Müdürlüğün idari yapısı aşağıdaki gibidir:

a) Müdür

b) Kurumsal İlişkiler Birimi

c) Uluslararası Fon Takip Birimi

Bağlılık

MADDE 6-

Dış İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7-

Müdürlüğün görevleri aşağıdaki şekildedir:

a) Belediyemiz ile uluslararası sivil ve resmi kurum ve kuruluşlar arasında mevcut ilişkilerinin geliştirilmesini ve yeni ilişkilerin kurulmasını sağlamak, bu kapsamda her türlü iş, işlem, çalışma ve etkinlikleri düzenlemek, temsil, katılım, eşgüdüm ve işbirliğini sağlamak.

b) Belediyemizin dış ülkeler, dış ülke temsilcilikleri ve bağlı kuruluşları ile ilişkiler bağlamında her türlü iş ve işlemleri yürütmek.

c) Belediyemizin üye olduğu sivil toplum, resmi kurum ve kuruluşlarla etkinlikler yapmak.

ç) Adapazarı ile dünya kentleri arasında kardeş kent ilişkileri kurmak, mevcut ilişkileri geliştirmek.

d) Belediyemizi ve yapılan çalışmaları tanıtmak amacıyla yazılı ve görsel sunum materyalleri hazırlamak ya da çevirilerini yapmak.

e) Belediyemize gelen ya da belediyemizce gönderilecek yabancı dildeki belgelerin çevirisini yaparak ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.

f) Belediyemizin web sayfasının İngilizce içeriğini hazırlamak ve güncellenmesini sağlamak.

g) Uluslararası kurum ve kuruluşların yararlanılabilir çalışma ve projelerini izlemek, ortak çalışma ve projeler hazırlamak, yürütmek, işbirliği sağlamak.

ğ) Belediyemize gelen yabancı konukları ağırlamak, programlarını yapmak ve ilgililerle görüşmelerini sağlamak.

h) Belediyemiz adına yurtdışı inceleme, temas için görevlendirilen yöneticilerin yurtdışı çıkış işlemlerini yapmak.

ı) Başkanlık makamını ziyaret eden konuklar ile yurtdışında ziyaret edilen makam ve kişiler için tanıtım ve hatıra amaçlı hediyeyi hazır bulundurmak ve sunmak.

i) Belediyecilik faaliyetleri ile ilgili çağdaş dünya örnek, model, deneyim, program ve projelerini izlemek, değerlendirmek ve Başkanlığa öneriler hazırlamak.

j) Dış basında Belediyemizi ve ilgili konuları izlemek ve ilgili birimlere raporlamak.

k) Uluslararası hibe kaynakları ile finanse edilebilecek konuları izleyerek, tekil ya da ortaklı hazırlanabilecek projeleri ilgili birimlerimize iletmek.

l) Belediyemiz birimlerince hazırlanacak ve yürütülecek uluslararası ya da yabancı finans kaynaklı projelerin koordinasyonunu sağlamak.

m) Faaliyetlerini etkileyecek veya ilgilendirecek nitelikte ve kendi görev kapsamına giren dış gelişmeleri, yayınları ve hukuki mevzuatı izlemek, gerektiği hallerde önlemler almak, ilgililere bilgi vermek.

n) Müdürlük için dosyalama sistemi kurmak ve çalıştırmak.

o) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak.

ö) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak.

p) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak.

r) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak.

s) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını sağlamak.

ş) Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında süreç/çalışan performanslarının artırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 8-

Dış İlişkiler Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 9-

Dış İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri Belediyenin misyon, vizyon, değerleri ile sahip olduğu kalite yönetim belgesi, stratejik plan ve performans programına uygun şekilde yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Sorumluluğu

MADDE 10-

Müdürün sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Dış İlişkiler Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek.

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olmak.

c) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine etmek, etkin ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak.

ç) Dış İlişkiler Müdürlüğü personelinin disiplin amiri olmak.

d) Dış İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.

e) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlamak.

f) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlamak ve bu planların uygulanmasını sağlamak.

g) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren yıllık faaliyet raporunu hazırlamak.

ğ) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alarak, süreç iyileştirmesi yapmak.

h) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumlu olup bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışmak.

ı) Müdürlüğün geçmiş döneme ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini sağlamak. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışmak.

i) Müdürlüğün yazışmalarını koordine etmek.

j) Yazışmaların Standart Dosya Planındaki konusuna göre personele havale etmek.

k) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre; ihale süreçlerinin eksiksiz olarak hazırlanmasını sağlamak, ihaleyi yapmak ya da yapılması için ihale yetkisi verilen müdürlüğe göndermek ve birimiyle ilgili sonuçlanan ihaleler için 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu uyarınca sözleşme yapmak,

l) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde tüm ihale süreçlerinin mevzuata uygun şekilde planlanmasından, hazırlanmasından, yürütülmesini takip etmesinden yapılan işlemlere ilişkin belge ve kayıtların usulüne uygun tutulmasından sorumlu olmak.

m) Belediye’nin ihtiyaç duyduğu mal, hizmet, yapım ve danışmanlık hizmet alımlarının 4734 Sayılı Kanun’un 22. Maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğine istinaden doğrudan temini usulüne başvurarak gerçekleştirilmesi için gerekli işlemleri yerine getirmek ya da Başkanlık Makamınca görevlendirilen müdürlüğe göndermek.

n) Biriminin harcama yetkilisi olarak bütçede öngörülen ödenekler kadar harcama yapmak, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasını, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak.

o) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak.

Kurumsal İlişkiler Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 11-

Birim sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Belediyemiz ile uluslararası sivil ve resmi kurum ve kuruluşlar arasında mevcut ilişkilerinin geliştirilmesini ve yeni ilişkilerin kurulmasını sağlamak, bu kapsamda her türlü iş, işlem, çalışma ve etkinlikleri düzenlemek, temsil, katılım, eşgüdüm ve işbirliğini sağlamak.

b) Belediyemizin dış ülkeler, dış ülke temsilcilikleri ve bağlı kuruluşları ile ilişkiler bağlamında her türlü iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak.

c) Belediyemizin üye olduğu sivil toplum, resmi kurum ve kuruluşlarla etkinlikler yapılmasını sağlamak.

ç) Adapazarı ile dünya kentleri arasında kardeş kent ilişkileri kurmak, mevcut ilişkileri geliştirilmesini sağlamak.

d) Belediyemizi ve yapılan çalışmaları tanıtmak amacıyla yazılı ve görsel sunum materyalleri hazırlamak ya da çevirilerinin yapılmasını sağlamak.

e) Belediyemize gelen ya da belediyemizce gönderilecek yabancı dildeki belgelerin çevirisini yaparak ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.

f) Belediyemizin web sayfasının İngilizce içeriğini hazırlamak ve güncellenmesini sağlamak.

g) Uluslararası kurum ve kuruluşların yararlanılabilir çalışma ve projelerini izlemek, ortak çalışma ve projeler hazırlamak, yürütmek, işbirliği sağlamak.

ğ) Belediyemize gelen yabancı konukları ağırlamak, programlarını yapmak ve ilgililerle görüşmelerini sağlamak.

h) Belediyemiz adına yurtdışı inceleme, temas için görevlendirilen yöneticilerin yurtdışı çıkış işlemlerini yapmak.

ı) Başkanlık makamını ziyaret eden konuklar ile yurtdışında ziyaret edilen makam ve kişiler için tanıtım ve hatıra amaçlı hediyeyi hazır bulundurmak ve sunmak.

i) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Dış İlişkiler Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak.

Uluslararası Fon Takip Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 12-

Birim sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Belediyecilik faaliyetleri ile ilgili çağdaş dünya örnek, model, deneyim, program ve projelerini izlemek, değerlendirmek ve Başkanlığa öneriler hazırlanmasını sağlamak.

b) Dış basında Belediyemizi ve ilgili konuları izlemek ve ilgili birimlere raporlanmasını sağlamak.

c) Uluslararası hibe kaynakları ile finanse edilebilecek konuları izleyerek, tekil ya da ortaklı hazırlanabilecek projeleri ilgili birimlerimize iletilmesini sağlamak.

ç) Belediyemiz birimlerince hazırlanacak ve yürütülecek uluslararası ya da yabancı finans kaynaklı projelerin koordinasyonunu sağlamak.

d) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Dış İlişkiler Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İfası ile Koordinasyon

Görevin Alınması

MADDE 13-

Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 14-

Dış İlişkiler Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Koordinasyon

MADDE 15-

Koordinasyon süreci aşağıdaki gibi yürütülür:

a) Müdürlükler arası yazışmalar müdürün onayı ve ilgili Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Performans Ölçme

Denetim

MADDE 16-

Dış İlişkiler Müdürü, Müdürlüğün tüm çalışanlarını her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

Performans Ölçme

MADDE 17-

Dış İlişkiler Müdürü, Müdürlüğün memur personelin performanslarını Performans Yönetmeliği’ne uygun şekilde ölçer.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

MADDE 18-

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte Belediye Meclisinin 03/02/2020 tarih ve 2/17 sayılı kararı ile onaylanan Adapazarı Belediye Başkanlığı Müdürlüklerinin Kuruluş ve Görevlerine dair yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 19-

İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 20-

Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 21-

Bu yönetmelik hükümlerini Dış İlişkiler Müdürü yürütür.