Müdürlüğün görevleri aşağıdaki şekildedir:

a) İlçedeki muhtarlara ilişkin mazbatası dahil özlük bilgilerini toplamak.

b) İlçe genelindeki mahallelerin muhtarlarca belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindeki talep, öneri, şikayet ve isteklerini mevzuatta belirtilen sürede, stratejik plan hedeflerine uygun ve bütçe durumuna göre karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak amacıyla ilgili müdürlüğe iletmek.

c) Muhtarların Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi platformu aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

ç) Muhtarların İçişleri Bakanlığı Açık Kapı platformu aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

d) Muhtarların İçişleri Bakanlığı Muhtar Bilgi Sistemi platformu aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

e) Muhtarların dilekçe aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

f) Muhtarların Belediyemiz sosyal medya platformları aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

g) Muhtarların sözlü olarak gerek telefon, gerek yüz yüze yaptıkları talep, öneri, şikayet ve isteklerini belediyemiz intranet sistemi içerisindeki iş takip modülüne işlemek; belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerini ilgili müdürlüğe iletmek.

ğ) Muhtarların hangi yöntemle olursa olsun Müdürlüğe ilettikleri talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisinde olmayanların ilgili kuruma yönlendirmek.

h) Muhtarların yönetişim hususunda gelişmelerini sağlamak amacıyla eğitimler koordine etmek.

ı) Muhtarların sivil savunma, afet ve ilk yardım gibi mahallelerinde oluşabilecek olumsuzluklara karşı bilinçli hareket etmelerini sağlayacak çalışmalar yapılmasını koordine etmek.

i) Muhtarların belediye üst yönetimi ile yapacağı toplantıları koordine etmek, düzenlenen toplantılara katılmak.

j) Muhtarların hangi platformdan her ne şekilde olursa olsun belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisinde olduğuna bakılmaksızın her türlü talep, öneri, şikayet ve isteklerine dair istatistikler tutmak, bu istatistiklere yönelik üst yönetime raporlar sunmak.

k) Muhtarların mahallelerinde etkinliklerini ve temsil kabiliyetlerini artırıcı Sivil Toplum Kuruluşları ile çalışmalar yapmasını koordine etmek.

l) İlçemize, ilimize, bölgemize ve ülkemize özgü dini ve milli gün, hafta gibi kutlamalara yönelik etkinliklerin yapılmasını sağlamak amacıyla koordinasyon görevi yürütmek.

m) Muhtarların talepleri doğrulusunda mahallelinin sosyokültürel gelişimlerine destek olmak amacıyla Kültür, Sanat ve Sosyal İşler Müdürlüğü ile mahalle bazlı etkinlikler düzenlenmesini koordine etmek.

n) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak.

o) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak.

ö) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak.

p) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak.

r) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını sağlamak.

s) Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında süreç/çalışan performanslarının artırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak.

T.C.

ADAPAZARI BELEDİYESİ
MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1-

Bu Yönetmelik, Adapazarı Belediye Başkanlığı Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nün hizmet türü ve işleyişi ile ilgili esaslar, kuruluş gayesi ve personelin görev ve sorumluluklarını belirlemektedir.

Kapsam

MADDE 2-

Bu Yönetmelik, Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Kuruluş ve Dayanak

MADDE 3-

Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu, Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4-

Bu yönetmelikte aşağıda belirtilenler maddeler ile açıklananları temsil edecektir:

a) Belediye                 : Adapazarı Belediyesini

b) Büyükşehir             : Sakarya Büyükşehir Belediyesini

c) Başkanlık                : Adapazarı Belediye Başkanlığını

ç) Başkan                    : Adapazarı Belediye Başkanını

d) Başkan Yardımcısı : Adapazarı Belediyesi Başkan Yardımcısını

e) Müdürlük                : Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü

f) Müdür                     : Muhtarlık İşleri Müdürünü

g) Birim                      : Muhtarlık İşleri Birimlerini

ğ) Çalışanlar                : Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren tüm memur, işçi, sözleşmeli personel ve diğer personeli

h) Yönetmelik             : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün İdari Yapısı ve Bağlılık

Müdürlüğün İdari Yapısı

MADDE 5-

Müdürlüğün idari yapısı aşağıdaki gibidir:

a) Müdür

b) Sivil Toplumla İlişkiler Birimi

Bağlılık

MADDE 6-

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7-

Müdürlüğün görevleri aşağıdaki şekildedir:

a) İlçedeki muhtarlara ilişkin mazbatası dahil özlük bilgilerini toplamak.

b) İlçe genelindeki mahallelerin muhtarlarca belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindeki talep, öneri, şikayet ve isteklerini mevzuatta belirtilen sürede, stratejik plan hedeflerine uygun ve bütçe durumuna göre karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak amacıyla ilgili müdürlüğe iletmek.

c) Muhtarların Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi platformu aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

ç) Muhtarların İçişleri Bakanlığı Açık Kapı platformu aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

d) Muhtarların İçişleri Bakanlığı Muhtar Bilgi Sistemi platformu aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

e) Muhtarların dilekçe aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

f) Muhtarların Belediyemiz sosyal medya platformları aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin takibini yapmak, ilgili müdürlüğe iletmek.

g) Muhtarların sözlü olarak gerek telefon, gerek yüz yüze yaptıkları talep, öneri, şikayet ve isteklerini belediyemiz intranet sistemi içerisindeki iş takip modülüne işlemek; belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerini ilgili müdürlüğe iletmek.

ğ) Muhtarların hangi yöntemle olursa olsun Müdürlüğe ilettikleri talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisinde olmayanların ilgili kuruma yönlendirmek.

h) Muhtarların yönetişim hususunda gelişmelerini sağlamak amacıyla eğitimler koordine etmek.

ı) Muhtarların sivil savunma, afet ve ilk yardım gibi mahallelerinde oluşabilecek olumsuzluklara karşı bilinçli hareket etmelerini sağlayacak çalışmalar yapılmasını koordine etmek.

i) Muhtarların belediye üst yönetimi ile yapacağı toplantıları koordine etmek, düzenlenen toplantılara katılmak.

j) Muhtarların hangi platformdan her ne şekilde olursa olsun belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisinde olduğuna bakılmaksızın her türlü talep, öneri, şikayet ve isteklerine dair istatistikler tutmak, bu istatistiklere yönelik üst yönetime raporlar sunmak.

k) Muhtarların mahallelerinde etkinliklerini ve temsil kabiliyetlerini artırıcı Sivil Toplum Kuruluşları ile çalışmalar yapmasını koordine etmek.

l) İlçemize, ilimize, bölgemize ve ülkemize özgü dini ve milli gün, hafta gibi kutlamalara yönelik etkinliklerin yapılmasını sağlamak amacıyla koordinasyon görevi yürütmek.

m) Muhtarların talepleri doğrulusunda mahallelinin sosyokültürel gelişimlerine destek olmak amacıyla Kültür, Sanat ve Sosyal İşler Müdürlüğü ile mahalle bazlı etkinlikler düzenlenmesini koordine etmek.

n) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak.

o) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak.

ö) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak.

p) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak.

r) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını sağlamak.

s) Stratejik Plan ve Performans Programı kapsamında süreç/çalışan performanslarının artırılması için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 8-

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 9-

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri Belediyenin misyon, vizyon, değerleri ile sahip olduğu kalite yönetim belgesi, stratejik plan ve performans programına uygun şekilde yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Sorumluluğu

MADDE 10-

Müdürün sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek.

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olmak.

c) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine etmek, etkin ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak.

ç) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü personelinin disiplin amiri olmak.

d) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.

e) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlamak.

f) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlamak ve bu planların uygulanmasını sağlamak.

g) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren yıllık faaliyet raporunu hazırlamak.

ğ) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alarak, süreç iyileştirmesi yapmak.

h) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumlu olup bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışmak.

ı) Müdürlüğün geçmiş döneme ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini sağlamak. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışmak.

i) Müdürlüğün yazışmalarını koordine etmek.

j) Yazışmaların Standart Dosya Planındaki konusuna göre personele havale etmek.

k) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre; ihale süreçlerinin eksiksiz olarak hazırlanmasını sağlamak, ihaleyi yapmak ya da yapılması için ihale yetkisi verilen müdürlüğe göndermek ve birimiyle ilgili sonuçlanan ihaleler için 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu uyarınca sözleşme yapmak,

l) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde tüm ihale süreçlerinin mevzuata uygun şekilde planlanmasından, hazırlanmasından, yürütülmesini takip etmesinden yapılan işlemlere ilişkin belge ve kayıtların usulüne uygun tutulmasından sorumlu olmak.

m) Belediye’nin ihtiyaç duyduğu mal, hizmet, yapım ve danışmanlık hizmet alımlarının 4734 Sayılı Kanun’un 22. Maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğine istinaden doğrudan temini usulüne başvurarak gerçekleştirilmesi için gerekli işlemleri yerine getirmek ya da Başkanlık Makamınca görevlendirilen müdürlüğe göndermek.

n) Biriminin harcama yetkilisi olarak bütçede öngörülen ödenekler kadar harcama yapmak, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasını, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak.

o) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak.

Sivil Toplumla İlişkiler Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 11-

Birim sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Seçimi kazanmış muhtarlara yönelik bilgilendirme, kutlama amaçlı ve yapılabilecek çeşitli çalışmalarda kullanılmak amacıyla muhtarların mazbatasını ve özlük bilgilerini toplamak.

b) Muhtarların çeşitli platformlar aracılığı ile belediyemize gelen talep, öneri, şikayet ve isteklerini müdürlüklere iletilmesini ve takibinin yapılmasını, sonuçlarının muhtarlara bildirilmesini sağlamak.

c) Muhtarların Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi aracılığı ile gelen talep, öneri, şikayet ve isteklerini takip etmek.

ç) Muhtarların İçişleri Bakanlığı Açık Kapı aracılığı ile gelen talep, öneri, şikayet ve isteklerini takip etmek.

d) Muhtarların İçişleri Bakanlığı Muhtar Bilgi Sistemi aracılığı ile gelen talep, öneri, şikayet ve isteklerini takip etmek.

e) Muhtarların dilekçe aracılığı ile belediyemize yönlendirilen talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisindekilerin müdürlüklere iletilmesini ve takibinin yapılmasını, sonuçlarının muhtarlara bildirilmesini sağlamak.

f) Muhtarların sözlü olarak gerek telefon, gerek yüz yüze yaptıkları talep, öneri, şikayet ve isteklerini belediyemiz intranet sistemi içerisindeki iş takip modülüne işlemek.

g) Muhtarların hangi yöntemle olursa olsun Müdürlüğe ilettikleri talep, öneri, şikayet ve isteklerinden belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisinde olmayanların ilgili kuruma yönlendirilmesi hususunda bilgilenmelerini sağlamak.

ğ)  Muhtarların yönetişim hususunda gelişmelerini sağlamak amacıyla eğitimler koordine etmek.

h) Muhtarların sivil savunma, afet ve ilk yardım gibi mahallelerinde oluşabilecek olumsuzluklara karşı bilinçli hareket etmelerini sağlayacak çalışmalar yapılmasını koordine etmek.

ı) Muhtarların belediye üst yönetimi ile yapacağı toplantıları koordine etmek, müdürü ile birlikte katılmak, müdürün katılamayacağı durumda Müdürlüğü temsil etmek.

i) Muhtarların hangi platformdan her ne şekilde olursa olsun belediyemiz yetki ve sorumluluk sınırı içerisinde olduğuna bakılmaksızın her türlü talep, öneri, şikayet ve isteklerine dair istatistikler tutmak, bu istatistiklere yönelik müdürünün üst yönetime sunacağı raporlar hazırlamak.

j) Muhtarların mahallelerinde etkinliklerini ve temsil kabiliyetlerini artırıcı Sivil Toplum Kuruluşları ile çalışmalar yapmasını koordine etmek.

k) İlçemize, ilimize, bölgemize ve ülkemize özgü dini ve milli gün, hafta gibi kutlamalara yönelik etkinliklerin yapılmasını sağlamak amacıyla koordinasyon görevi yürütmek.

l) Muhtarların talepleri doğrulusunda mahallelinin sosyokültürel gelişimlerine destek olmak amacıyla Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü ile mahalle bazlı etkinlikler düzenlenmesini koordine etmek.

m) Çalışmalarda kullanılan otomasyon programı ve intranetteki yazılımların etkin ve verimli bir biçimde kullanılmasını ve gerekli değişikliklerin yapılmasını sağlamak.

n) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesinde Muhtarlık İşleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İfası ile Koordinasyon

Görevin Alınması

MADDE 12-

Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 13-

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Koordinasyon

MADDE 14-

Koordinasyon süreci aşağıdaki gibi yürütülür:

a) Müdürlükler arası yazışmalar müdürün onayı ve ilgili Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Performans Ölçme

Denetim

MADDE 15-

Muhtarlık İşleri Müdürü, Müdürlüğün tüm çalışanlarını her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

Performans Ölçme

MADDE 16-

Muhtarlık İşleri Müdürü, Müdürlüğün memur personelin performanslarını Performans Yönetmeliği’ne uygun şekilde ölçer.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

MADDE 17-

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte Belediye Meclisinin 03/02/2020 tarih ve 2/17 sayılı kararı ile onaylanan Adapazarı Belediye Başkanlığı Müdürlüklerinin Kuruluş ve Görevlerine dair yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 18-

İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 19-

Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 20-

Bu yönetmelik hükümlerini Muhtarlık İşleri Müdürü yürütür.

İçerik Güncelliyor...