Müdürlüğün görevleri aşağıdaki şekildedir:

a) Adapazarı Belediyesi Meclisinin tüm iş ve işlemlerini yürütmek.

b) Adapazarı Belediyesi Encümeninin tüm iş ve işlemlerini yürütmek

c) Adapazarı Belediye Başkanlığı adına gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortamda kayıt altına alımı ve dağıtımı ile dış birimlere gönderilecek evrakların posta aracılığıyla gönderimi ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakların teslim alınması ile ilgili işlemlerini yürütmek.

ç) İç ve dış yazışmaların takibi ile Belediyenin iş ve işlemlerinde iç koordinasyonu sağlayacak nitelikte genelge veya talimat çıkarılması ile ilgili işlemler yürütmek.

d) Belediyemiz adına gelen ve ilgileri nedeniyle birden fazla iç birime havale edilen yazılarda koordinasyon birimi belirlemek.

e) GİZLİ nitelikte yazıların özel dosyalarla takibini yapmak.

f) Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) uygulanması sürecinde, birimlerle işbirliği içinde yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını ve belgelerin dijital olarak saklanmasını koordine etmek.

g) Belediye iç ve dış yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında

Yönetmelikte belirtilen kurallara göre yapmak, takip etmek ve Standart Dosya Planına göre arşivlemek.

ğ) Belediye birimlerimiz tarafından hazırlanan ve ilgilisine posta yoluyla gitmesi gereken evrakların PTT’ye teslimini sağlamak ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakları PTT’den teslim almak.

h) Evlendirme Memurluğunun iş ve işlemlerini yürütmek.

ı) Müdürlük için dosyalama sistemi kurmak ve çalıştırmak.

i) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak.

j) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak.

k) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak.

l) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak.

m) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını sağlamak.

T.C.

ADAPAZARI BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Kuruluş, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1-

Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2-

Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Kuruluş Dayanak

MADDE 3-

Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu, 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, Devlet Arşivleri Hakkında Yönetmelik, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4-

Bu yönetmelikte aşağıda belirtilenler maddeler ile açıklananları temsil edecektir:

a) Belediye                 : Adapazarı Belediyesini

b) Büyükşehir             : Sakarya Büyükşehir Belediyesini

c) Başkanlık                : Adapazarı Belediye Başkanlığını

d) Başkan                    : Adapazarı Belediye Başkanını

e) Başkan Yardımcısı : Adapazarı Belediyesi Başkan Yardımcısını

f) Müdürlük                : Yazı İşleri Müdürlüğünü

g) Müdür                    : Yazı İşleri Müdürünü

h) Birim                      : Yazı İşleri Müdürlüğü Birimlerini

ı) Çalışanlar                : Müdürlüğe bağlı birimlerde hizmet veren tüm memur, işçi, sözleşmeli

  personel ve diğer personeli

i) Yönetmelik             : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini

j) EBYS                      : Elektronik Belge Yönetim Sistemini

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün İdari Yapısı ve Bağlılık

Müdürlüğün İdari Yapısı

MADDE 5-

Müdürlüğün idari yapısı aşağıdaki gibidir:

a) Müdür

b) Kararlar Birimi

c) Evrak Kayıt Birimi

ç) Nikah İşlemleri Birimi

Bağlılık

MADDE 6-

Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7-

Müdürlüğün görevleri aşağıdaki şekildedir:

a) Adapazarı Belediyesi Meclisinin tüm iş ve işlemlerini yürütmek.

b) Adapazarı Belediyesi Encümeninin tüm iş ve işlemlerini yürütmek

c) Adapazarı Belediye Başkanlığı adına gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortamda kayıt altına alımı ve dağıtımı ile dış birimlere gönderilecek evrakların posta aracılığıyla gönderimi ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakların teslim alınması ile ilgili işlemlerini yürütmek.

ç) İç ve dış yazışmaların takibi ile Belediyenin iş ve işlemlerinde iç koordinasyonu sağlayacak nitelikte genelge veya talimat çıkarılması ile ilgili işlemler yürütmek.

d) Belediyemiz adına gelen ve ilgileri nedeniyle birden fazla iç birime havale edilen yazılarda koordinasyon birimi belirlemek.

e) GİZLİ nitelikte yazıların özel dosyalarla takibini yapmak.       

f) Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) uygulanması sürecinde, birimlerle işbirliği içinde yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını ve belgelerin dijital olarak saklanmasını koordine etmek.

g) Belediye iç ve dış yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında

Yönetmelikte belirtilen kurallara göre yapmak, takip etmek ve Standart Dosya Planına göre arşivlemek.

ğ) Belediye birimlerimiz tarafından hazırlanan ve ilgilisine posta yoluyla gitmesi gereken evrakların PTT’ye teslimini sağlamak ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakları PTT’den teslim almak.

h) Evlendirme Memurluğunun iş ve işlemlerini yürütmek.

ı) Müdürlük için dosyalama sistemi kurmak ve çalıştırmak.

i) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak.

j) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak.

k) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini, yatırımları belirleyerek onaya sunmak.

l) Kalite / Çevre / ISG Politikalarının ve Stratejik Planın anlaşılmasını, uygulanmasını, devam ettirilmesini sağlamak.

m) Çalışanların gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne iletmek. Düzenlenen eğitimlerle ilgili personelin katılımını sağlamak.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 8-

Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 9-

Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri Belediyenin misyon, vizyon, değerleri ile sahip olduğu kalite yönetim belgesi, stratejik plan ve performans programına uygun şekilde yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Sorumluluğu

MADDE 10-

Müdürün sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek.

b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olmak.

c) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine etmek, etkin ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak.

ç) Yazı İşleri Müdürlüğü personelinin disiplin amiri olmak.

d) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.

e) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlamak.

f) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlamak ve bu planların uygulanmasını sağlamak.

g) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren yıllık faaliyet raporunu hazırlamak.

ğ) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alarak, süreç iyileştirmesi yapmak.

h) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumlu olup bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışmak.

ı) Müdürlüğün geçmiş döneme ait bilgilerinin, dosyalarının, raporlarının kurumsal bir formatta Standart Dosya Planına göre arşivlenmesini sağlamak.

i) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre; ihale süreçlerinin eksiksiz olarak hazırlanmasını sağlamak, ihaleyi yapmak ya da yapılması için ihale yetkisi verilen müdürlüğe göndermek ve birimiyle ilgili sonuçlanan ihaleler için 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu uyarınca sözleşme yapmak,

j) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde tüm ihale süreçlerinin mevzuata uygun şekilde planlanmasından, hazırlanmasından, yürütülmesini takip etmesinden yapılan işlemlere ilişkin belge ve kayıtların usulüne uygun tutulmasından sorumlu olmak.

k) Belediye’nin ihtiyaç duyduğu mal, hizmet, yapım ve danışmanlık hizmet alımlarının 4734 Sayılı Kanun’un 22. Maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğine istinaden doğrudan temini usulüne başvurarak gerçekleştirilmesi için gerekli işlemleri yerine getirmek ya da Başkanlık Makamınca görevlendirilen müdürlüğe göndermek.

l) Biriminin harcama yetkilisi olarak bütçede öngörülen ödenekler kadar harcama yapmak, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasını, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak.

m) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak.

Kararlar Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 11-

Birim sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Belediye Meclisinin, Belediye Encümeninin iş ve işlemlerinin yürütülmesini;

b) Belediye Meclisinin, Mahalli İdareler seçim sonuçlarının ilanını takip eden beşinci günkü ilk toplantısı ve belirlenen tarihteki olağan meclis toplantıları ile olağanüstü meclis toplantılarına ilişkin işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.

c) Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak.

ç) Belediye Meclisine girmesi gereken Müdürlüklerden başkanlık makamından havaleli gelen tekliflerin gündeme alınarak meclise sunulmasını sağlamak.

d) Belediye Başkanından gelen gündemin Belediye Meclis Gündemlerini hazırlayıp, yasal süresi içinde meclis üyelerine bildirilmesini ve çeşitli yöntemlerle halka duyurulmasını sağlamak.

e) Belediye Meclisince meclis toplantılarının sesli ve görüntülü cihazlarla kaydının yapılmasını sağlamak.

f) Meclis Kararlarının dayanakları ve kanuni gerekçeleri gösterilerek yazılmasını, kontrol edilmesini, Divan Kâtiplerine ve Meclis Başkanına imzalatılmasını sağlamak.

g) Kesinleşen meclis kararlarının iki nüshasının 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 23. maddesi hükümleri gereğince Kaymakam onayına sunmak ve onayına müteakip gereği için kararların muhatabı olan Müdürlüklere gönderilmesini ve bir nüshasının da dayanakları ile birlikte arşivlenmesini sağlamak.

ğ) Kesinleşen meclis kararlarının Adapazarı Belediyesi’nin internet adresi (www.adapazari.bel.tr) üzerinden duyurulmasını sağlamak.

h) Meclis üyelerince verilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip edip, ilgililere zamanında cevap verilmesini sağlamak.

ı) Meclis görüşmelerini tutanak haline getirmek, divan kâtiplerine ve meclis başkanına imzaya sunmak.

i) Belediye Meclis Toplantısı sonucunda çıkan meclis kararlarının, tutanaklarının, komisyon raporlarının ve teklif yazılarının Standart Dosya Planına göre birim arşivinde saklanılmasını sağlamak.

j) Başkanlık Makamından Encümene havale edilen tekliflerin ilk incelemesini yaparak, Belediye Encümen gündemini oluşturmak.

k) Hazırlanan gündemin ekleri ile birlikte encümen üyelerine dağıtılmasını sağlamak.

l) Encümen kararlarının dayanakları ve kanuni gerekçelerinin gösterilerek yazılmasını, Encümen üyelerine imzalatılmasını ve asıl suretlerin arşivlenmesini sağlamak.

m) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde yapılan ihalelerde; ihale komisyonu olarak toplanan Encümene, satış ve kiralama ihalelerine ilişkin alınacak karar ve tanzim gereken tutanakların, kanun hükümlerine göre düzenlenmesini sağlamak.

n) Encümen kararlarının ihtiyaca göre çoğaltılıp, “Aslı Gibidir” kaşesi basılıp onaylanmış şekilde, gereği için ilgili birimlerine gönderilmesini sağlamak.

o) Encümen toplantılarında alınan kararların özetlerinin, karar numarasına göre sıra ile “Belediye Encümeni Karar Özetleri Defteri’ne yazmak ve Encümen üyelerine imzalatılmasını sağlamak.

ö) Encümen ve ihale kararlarının ilgili mevzuatlar kapsamında arşivlenmesini sağlamak.

p) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak.

Nikah İşlemleri Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 12-

Birim sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Uygun olarak düzenlenmiş ve imza edilmiş olan Evlilik Beyannamesini kontrol etmek.

b) Nikah işlerine başvuranların evlenme ehliyeti ve şartlarını kontrol etmek.

c) Nikah işlemleri için takvim tutmak.

ç) Dış Nikah işlemleri için ilgili Müdürlükle ulaşım hizmetlerini koordine etmek.

d) Nikah salonunda yapılacak nikah işlemleri için salonun hazır olmasını sağlamak.

e) Nikah işlemlerinin ilgili Kurum ve Kuruluşlara bildirilmesini sağlamak.

f) Nikah işlemlerine ait defterlerin kontrolünü yapmak.

g) Aile Cüzdanlarının hazır olmasını sağlamak.

ğ) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak.

Evrak Kayıt Birimi Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 13-

Birim sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu aşağıdaki gibidir:

a) Adapazarı Belediye Başkanlığı adına gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortamda kayıt altına alımı ve dağıtımı ile dış birimlere gönderilecek evrakların posta aracılığıyla gönderimi ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakların teslim alınması ile ilgili işlemlerini yürütmek.

b) Belediyemiz adına gelen ve ilgileri nedeniyle birden fazla iç birime havale edilen yazılarda koordinasyon birimi belirlemek.

c) GİZLİ nitelikte yazıların özel dosyalarla takibini yapmak.

ç) Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) uygulanması sürecinde, birimlerle işbirliği içinde yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını ve belgelerin dijital olarak saklanmasını koordine etmek.

d) Belediye iç ve dış yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikte belirtilen kurallara göre yapmak, takip etmek ve Standart Dosya Planına göre arşivlemek.

e) Belediye birimlerimiz tarafından hazırlanan ve ilgilisine posta yoluyla gitmesi gereken evrakların PTT’ye teslimini sağlamak ve Belediyemiz adına posta yoluyla gelen evrakları PTT’den teslim almak.

f) Müdürlük için dosyalama sistemi kurmak ve çalıştırmak.

g) Müdürlük ile ilgili istatistiki defter ve kayıtları tutmak.

ğ) Bilgi ve belgelerin doküman olarak ve elektronik ortamda arşivlenmesini ve muhafazasını sağlamak.

h) Müdürlük bünyesinde görev alan çalışanların puantajlarının takibini yaparak ilgili Müdürlüklere bildirilmesini sağmak.

ı) Kalite / Çevre / ISG Politikalarına ve Stratejik Plana uygun olarak yıllık Müdürlük bütçesini hazırlayıp Müdürün onayına sunmak.

i) Müdürlüğün kalite yönetim belgesi, stratejik plan gerçekleşmelerini, performans programı gerçekleşmelerini, yatırım takip sistemi gibi yönetim modüllerini takip etmek, gerekli raporları hazırlamak.

j) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak.

k) Çalışmalarını iş sağlığı ve güvenliği ilkelerine göre yürütmek.

l) Bilgi ve belgelerin doküman olarak ve elektronik ortamda arşivlenmesini ve muhafazasını sağlamak.

m) Sorumlu olduğu iş ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini, yaptırılmasını, takibi ve sonuçlandırılmasını ve sonuçlarından yazılı ve sözlü bilgi verilmesi hususlarında Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumlu olup, verilen diğer görevleri yapmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İfası ile Koordinasyon

Görevin Alınması

MADDE 14-

Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 15-

Yazı İşleri Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Koordinasyon

MADDE 16-

Koordinasyon süreci aşağıdaki gibi yürütülür:

a) Müdürlükler arası yazışmalar müdürün onayı ve ilgili Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Performans Ölçme

Denetim

MADDE 17-

Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün tüm çalışanlarını her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

Performans Ölçme

MADDE 18-

Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün memur personelin performanslarını Performans Yönetmeliği’ne uygun şekilde ölçer.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

MADDE 19-

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte Belediye Meclisinin 03/02/2020 tarih ve 2/17 sayılı kararı ile onaylanan Adapazarı Belediye Başkanlığı Müdürlüklerinin Kuruluş ve Görevlerine dair yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 20-

İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 21-

Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 22-

Bu yönetmelik hükümlerini Yazı İşleri Müdürü yürütür.

İçerik güncelleniyor....